E-mail-urile primăriilor din judeţ au fost modernizate

Luni, 07 Octombrie 2013 00:00

# Consiliul Județean  Argeș  a  apelat la serviciile Microsoft. După ce a analizat schimbarea soluției de e-mail, bazată pe o tehnologie achiziționată în 2004 și sub presiunea reducerilor bugetare din ultimii ani, Consiliul Județean Argeș a decis că cea mai bună alegere este Microsoft Office 365, devenind prima instituție din Administrația Publică Locală care a migrat complet la un serviciu de cloud computing. Motivația? Office 365 nu implică o investiție inițială, oferă mecanisme de plată specifice pentru administrația publică, are un nivel ridicat de securitate și disponibilitate și permite oricând adăugarea sau eliminarea de utilizatori.
Consiliul Județean Argeș gestionează un teritoriu de peste 6.800 Km cu 102 unități administrativ teritoriale și o populație de peste 663.000 de locuitori, cu obiective economice și turistice de mare importanță națională. Începând cu anul 2004, Consiliul Judeţean Argeș a inițiat împreună cu Ara Software Group un parteneriat public-privat pe termen lung, pentru dezvoltarea și gestionarea infrastructurii tehnologice la nivelul județului. Parteneriatul se derulează pe 20 de ani și acoperă proiecte multiple: centru de date cu 15 servere, infrastructura și rețea privată (VPN) de comunicații între 130 de organizații, suită completă de soluții pentru gestiunea activităților specifice (gestiune financiar contabila, stare civilă, registratură, management documente, taxe și impozite, portal, urbanism etc), hardware, training și asistentă tehnică etc. Soluțiile dezvoltate acoperă atât cerințele Consiliul Judeţean Argeș cât și ale celor peste 100 de  entităţi (instituții subordonate şi primării).

De unde s-a pornit…

În cadrul parteneriatului public-privat inițiat cu ARA Software Group, Consiliul Judeţean Argeș a beneficiat de o soluție de e-mail performantă bazată de Microsoft Exchange Server 2003, găzduită în propriul centru de date al instituției. In cadrul soluției exista un domeniu principal, al Consiliul Judeţean Argeș, precum și alte 114 subdomenii dedicate instituțiilor din subordine (orașe și comune) cu un total de peste 1000 conturi de e-mail.
La nivel de client se folosea atât Microsoft Outlook dar și produse ale altor furnizori în cazul utilizatorilor care nu dețineau licențe Microsoft Office. Pentru administrare existau resurse umane alocate permanente din partea partenerului Ara Software Group în cadrul parteneriatului public-privat. Tehnic, soluția era bazată pe POP2 cu descărcarea locală a corespondenței, oferea 200 GB spațiu de stocare, limita de 10 până la 40 MB în funcție de natura utilizatorilor, permitea liste de distribuție cu până la 200 adrese de e-mail și era protejată cu soluții antivirus și antispam profesionale, cu licențiere anuală.
Dezvoltată în 2004, soluția devenise depășită din punct de vedere tehnologic, atât din punct de vedere hardware cât și software.

Alegerea soluției

Prin urmare, Consiliul Județean Argeș a ales serviciile Microsoft Office 365 pentru cca 300 de utilizatori, cu două planuri de licențiere, urmând ca proiectul să fie extins ulterior prin adăugarea de noi conturi în funcție de cerințe. „În lipsa finanțării necesare investiției în infrastructură, am identificat drept cea mai bună soluție adoptarea serviciului de e-mail Microsoft Office 365, care oferea toate funcționalitățile necesare precum și un model de cost flexibil, în funcție de numărul utilizatorilor,” afirmă Nicușor Dumitru.
Ca formă de plată, Consiliul Judeţean Argeș a optat pentru varianta „Agreement for Online Services”, prin care Office 365 poate fi utilizat pentru mai mult de 250 de conturi și care prevede mecanisme financiare dedicate instituțiilor din administrația publică. Consiliul Județean Argeș este prima instituție din Administrația Publică Centrală din România care a migrat complet la un serviciu de e-mail găzduit în cloud.

Derulare proiect

Pentru derularea proiectului, Consiliul Judeţean Argeș și Ara Software Group au apelat la serviciile Microsoft, atât pentru identificarea celei mai bune soluții tehnice cât și pentru migrarea efectivă a conturilor de e-mail. O primă etapă a proiectului s-a derulat în perioada iunie-iulie 2013 prin migrarea a 300 de utilizatori la serviciile Office 365, o a doua etapă cu un termen lung fiind planificată pentru adăugare. Au fost contractate 300 de conturi Office 365, în două variante de licențiere, specifice pentru administrația publică: Plan 1 și Chioșc.

Beneficii

Ca o soluție de cloud computing, Microsoft Office 365 aduce beneficii clienților încă din prima zi a proiectului deoarece nu implică investiții costisitoare în hardware (server, stocare) și software (licențe antivirus, licențe sistem de operare server etc) iar utilizarea efectivă este rapidă. Consiliul Judeţean Argeș nu face excepție și chiar dacă organizația descoperă treptat toate avantajele adoptării unei soluții Microsoft în cloud, câteva beneficii sunt evidente: eliminarea unei investiții inițiale consistente și mutarea efortului bugetar pe o perioadă de 4 ani, creșterea flexibilității în utilizare, creșterea nivelului de securitate și eliminarea atacurilor pe serverul SMTP, asigurarea disponibilității soluției de e-mail și creșterea încrederii în tehnologie şi implificarea administrării infrastructurii IT.